সময় বদলাচ্ছে, বদলাচ্ছি আমরা। সেই চিঠি, ফ্যাক্সের যুগ পেরিয়ে আমরা এখন ইমেইল ব্যবহার করছি। ঘরে বসেই পাচ্ছি নানা সুবিধা। ব্যক্তিজীবন থেকে শুরু করে কর্পোরেট লাইফ সব জায়গাতে এখন প্রযুক্তির জয়জয়কার। প্রযুক্তি বাঁচাচ্ছে সময়, সহজ করছে জীবন। একটা বড় কোম্পানি কিংবা ছোট প্রতিষ্ঠানের জন্য একজন HR (Human Resource)কতোটা গুরুত্বপূর্ণ তা আমরা সবাই জানি। তার উপরই একটা বড় দায়িত্ব ন্যস্ত থাকে। কর্মী নিয়োগ থেকে শুরু করে কাজের প্রক্রিয়া, পরিকল্পনা, সাংগঠনিক গতিশীলতার জন্য নতুন পদ্ধতির প্রয়োগ, কর্মচারীদের পরিচালনা, দক্ষতা মূল্যায়ন, সে অনুযায়ী বেতন নির্ধারণসহ আরও অনেক কিছুই করতে হয় তাকে। এতদিন সব হাতে কলমে হয়ে আসলেও সময়ের সাথে এখন পরিবর্তন হয়েছে সবকিছুর। অনেকেই মান্দাতার আমলের কাগজ-কলম বাদ দিয়ে কম্পিউটারে EXCEL SPREADSHEET এ ম্যানুয়ালি করছেন আবার অনেকেই HRM (Human Resource Management) সফটওয়্যারের দিকে ঝুঁকছেন। তবে কি শুধু easy to use আর time saving এর জন্যই ম্যানুয়াল পদ্ধতি থেকে সরে আসছেন সবাই automation এর দিকে? চলুন বিস্তারিত আলোচনা করা যাক কেন ব্যবহার করবেন HRM সফটওয়্যার বা এর সুবিধা কি?
বাঁচবে সময়, গতি বাড়বে কাজের
যখন বড় খাতায় কিংবা কম্পিউটারে ম্যানুয়ালি প্রত্যেক এমপ্লয়িদের এটেন্ডেস, ব্রেক টাইম, ছুটি এসব কিছু সামলানো হয় তখন সেটা বেশ সময়সাপেক্ষ হয়। কর্মচারীদের সংখ্যা অনেক বেশি হলে সেক্ষেত্রে শুধু এগুলো তদারকির জন্যই আলাদা লোক রাখা লাগে, যা অনেক ব্যয়সাপেক্ষও। একটা বড় সময় চলে যায় এসবের পিছনেই। যেখানে HRM সফটওয়্যার সুন্দরভাবে মুহুর্তেই করে দিচ্ছে। HR কে এসব নিয়ে মাথা ঘামানোরই দরকার নেই। তিনি সে সময়টা অন্য কোন কাজে ব্যয় করতে পারছেন। ফলে স্বাভাবিকের তুলনায় কাজের গতি বেড়ে যাবে।
সুযোগ নেই ফাঁকিবাজির
অনেক কোম্পানিতেই মাঠ পর্যায়ে কর্মীরা কাজ করে। সেক্ষেত্রে অনেকে ইচ্ছে করেই বাড়তি সময় নষ্ট করে। যেখানে যাওয়ার কথা সেখানে যাওয়ার আগে নিজের মত সময় কাটায়। শেষমুহুর্তে কাজের জায়গায় গিয়ে হাজির হয়। এখন অনেক HRM সফটওয়্যার আছে যেগুলোতে লোকেশন ট্র্যাকিং-এর ব্যবস্থাও রয়েছে। তাই ফাঁকি দেওয়ার সুযোগ থাকছে না আর। এছাড়াও কে কতবার অফিস থেকে বের হচ্ছে, কতক্ষণ বাইরে থাকছে সেসব হিসাব সফটওয়্যার রাখাতে সেখানে ভুল তথ্য দেওয়ার কোন উপায় নেই। HR এ যিনি আছেন তিনি সহজে সামলাতে পারবেন ব্যাপারগুলো।
হিসাবের ঝামেলা থেকে মুক্তি
মাসের শেষের দিকে HR-দের যেটা নিয়ে রীতিমত হিমশিম খেতে হয় সেটা হচ্ছে প্রতিষ্ঠানের এমপ্লয়িদের বেতন হিসাব করা। শুধু বেতন হলে ব্যাপার ছিল না। খাতাপত্র ঘেঁটে দেখতে হয় কে কয়দিন এসেছে, সাধারণ ছুটির বাইরে অতিরিক্ত ছুটি আছে কিনা, অতিরিক্ত ছুটির জন্য কতদিনের বেতন কর্তন হবে, ঈদ কিংবা অন্য কোন উৎসবের জন্য বোনাসের হিসাব, স্যালারি ইনক্রিমেন্ট এসব সবকিছুই আলাদা আলাদা করে বের করতে হয়। কিন্তু যখন সফটওয়্যারের মাধ্যমে করা হচ্ছে তখন এসব কিছু নিয়ে HR কে ভাবতেই হচ্ছে না। সফটওয়্যার অটোমেটিক্যালি সব করে দিবে সবকিছু এমপ্লয়িদের তথ্য দেখে।
চাপ কমবে প্রশাসনিক কাজে
আমাদের দেশে HR দের মূল্যবান সময়ের অর্ধেকের বেশি অংশ ব্যয় হয় প্রশাসনিক কাজ সামলাতে গিয়ে। ম্যানুয়ালি সেগুলো করা বেশ জটিল এবং কষ্টসাধ্য। ভুলের সম্ভাবনা তো থাকছেই। HR & Payroll সফটওয়্যারগুলো ট্যাক্স ক্যালকুলেশন, পে রোল হিসাব, টাইমশিট এগুলো অটোমেটিক্যালি করে দিচ্ছে বিগত দিনের তথ্য থেকে। আলাদা করে হাতে কলমে কিছুই হিসাব করতে হবে না। G&A Partner এর জরিপ মতে, HR রা তাদের মূল্যবান সময়ের ৭৩% প্রশাসনিক কাজে ব্যয় করে।
ছুটি নিয়ে নেই ছুটাছুটি
অনেকের অনেক সময় জরুরী প্রয়োজনে ছুটির দরকার হয়। সেজন্য অনেক ছুটাছুটি করা লাগে একজনের কাছ থেকে অন্যজনের কাছে। ছুটির পিছনে ছুটেই অনেক সময় যায়। তারপর আবার এপ্রুভালের জন্য আবার অপেক্ষা। ছুটির কথা মনে করিয়ে দিতে আবার সেই ছুটাছুটি। যেটা কাজের ক্ষেত্রেও প্রভাব ফেলে। কিন্তু সফটওয়্যারের মাধ্যমে করলে কোথাও ছুটাছুটির প্রয়োজনেই নেই। নির্দিষ্ট ফর্মে ছুটির যথাযথ কারণ উল্লেখ সাবমিট করে দিলেই সেটা চলে যাবে কর্তৃপক্ষের কাছে। তারপর তারা বিবেচনা করে অনলাইনেই সেটার ফিডব্যাক পাঠিয়ে দিবেন।
দ্রুত কার্যকরী সিদ্ধান্ত গ্রহণ
একজন HR এর উপর থেকে পে-রোল কিংবা অন্যান্য প্রাতিষ্ঠানিক বিষয়ের চাপ কমিয়ে দেওয়া হবে তখন তিনি সেই সময়টা অন্য কাজে ভালোভাবে ব্যবহার করতে পারবেন। সফটওয়্যার যখন অটোমেটিক পে-রোল, এটেডেন্স, লিভ এই কাজগুলো সামাল দিচ্ছে তখন তিনি সহজেই এমপ্লয়িদের পারফর্মেন্সের উপর নজর দিতে পারবেন। প্রতিদিনকার রিপোর্ট দেখে সহজে যেকোন ব্যাপারে সিদ্ধান্তে আসতে পারবেন।
বাজারে HRM রিলেটেড অনেক সফটওয়্যার পাওয়া যায়। তবে সবাই আবার Payroll প্রোভাইড করে না। অনেকের আবার লাইভ ট্র্যাকিং ফিচারের সুবিধাও নেই। যদি আপনি Payroll এর সুবিধাসহ HRM সফটওয়্যার নিতে চান সেক্ষেত্রে সেটা নিশ্চিত হয়ে নিবেন। BRICKBOX HRM সফটওয়্যার দিচ্ছে এ সবকিছুর সমাধান।
ব্রিকবক্স (BRICKBOX) সম্পর্কে আরও জানতে চোখ রাখুন আমাদের ফেসবুক পেইজে। অথবা সরাসরি আমাদের সাথে কথা বলতে কল করুনঃ 📞 09678346338 এই নাম্বারে।