ছোট, মাঝারি কিংবা বড় যেকোন কোম্পানির জন্য payroll ক্যালকুলেশন একটি জটিল প্রসেস যা মাসের শেষে HR দের মাথায় বোঝা হয়ে দাঁড়ায়। বিশেষ করে যখন প্রতিটা কাজ করতে হয় ম্যানুয়ালি। প্রত্যেক এমপ্লয়ির সারা মাসের এটেন্ডেন্স, লিভ এসবের সাথে আবার ওভারটাইম হিসাব, ট্যাক্স এগুলোও জুড়ে আছে। এসবের পিছনে অতিরিক্ত সময় ব্যয়ের সাথে রয়েছে ভুলের সম্ভাবনা।

ব্লগটি থেকে জানতে পারবেন কিভাবে  একটি HR সফটওয়্যার আপনার Payroll প্রসেস সহজ, দ্রুত এবং নির্ভুল করে তোলে।  

১. Attendance ও Leave-এর অটোমেটিক কানেকশন

Payroll ক্যালকুলেশনের মূল ভিত্তি হচ্ছে কর্মীদের এটেন্ডেন্স এবং ছুটির হিসাব। সেই সাথে ওভারটাইমেরও একটা ব্যাপার থাকে। এগুলো ম্যানুয়ালি প্রসেস করতে গেলে অনেক সময় লেগে যায়। ভুলের সম্ভাবনা তো থাকেই।

BRICKBOX HR-এর মতো সফটওয়্যারে Attendance ও Leave Module অটোমেটিকভাবে Payroll–এর সাথে সংযুক্ত থাকে।

– একজন কর্মীর অনুপস্থিতি, ওভারটাইম, বা ছুটি সরাসরি মাসিক বেতনের ক্যালকুলেশনে যুক্ত হয়ে যায়। 

– HR টিমকে আর আলাদা করে ডেটা বসাতে হয় না।

 ২. অটোমেটিকলি বোনাস, ইনসেনটিভ ক্যালকুলেশন   

HR সফটওয়্যারে বোনাস ও ইনসেনটিভ রুলস সেট করে দিলে নির্ধারিত সময়ে সেটা অটোমেটিকলি অ্যাপ্লাই হয়ে যায়। বেতন অনুযায়ী পার্সেন্টেজ হিসেব করে দেয় সফটওয়্যার। যেটা ম্যানুয়ালি করতে গেলে প্রত্যেকের স্যালারি ধরে ধরে আলাদা আলাদা হিসাব করতে হয়। সময়ও নষ্ট হয় অনেক। কিন্তু সফটওয়্যার এ HR এর কাজটা অনেক সহজ হয়ে যায়।

৩. ট্যাক্স ও ডিডাকশন নিয়ম অনুযায়ী হিসাব হয় 

Payroll প্রসেসিংয়ে ট্যাক্স ও ডিডাকশন একটি জটিল প্রক্রিয়া। প্রভিডেন্ট ফান্ড (PF), Advance Deduction, বা Income Tax ক্যালকুলেশন নিয়ম অনুযায়ী না হলে কোম্পানি আইনগত সমস্যায় পড়তে পারে। যেটা নিয়ে সবাই একটু বাড়তি সতর্কতা অবলম্বন করতে চায়।

HR সফটওয়্যারে আপনি একবার নিয়মগুলো সেট করে দিলে, প্রতি মাসে সেগুলো অটোমেটিক বেতনের সঙ্গে calculate ও deduct হয়ে যায়।

 ৪. Payslip Generation এবং ইনক্রিমেন্ট মডিউল  

ধরেন আপনার কোম্পানিতে ৫০+ এমপ্লয়ি, তাদের জন্য payslip বানানো কিন্তু কয়েকদিনের কাজ। যেটা অটোমেশনে করলে এক মুহূর্তেই করে ফেলা সম্ভব। এতে সময়, ম্যানপাওয়ার ও অর্থ তিনটাই সাশ্রয় হয়। সাথে ইনক্রিমেন্ট মডিউল দিয়ে এমপ্লয়িদের ইনক্রিমেন্টের ক্যালকুলেশনও এক ক্লিকে করে ফেলা যায়।

HR সফটওয়্যারে প্রতি মাসের শেষে এক ক্লিকেই সবার জন্য PDF Payslip তৈরি, যা সরাসরি HR পোর্টালে চলে যায়।

 ৫. অডিট ট্রেইল ও হিসাবের স্বচ্ছতা  

একটি ভাল HR সফটওয়্যার আপনাকে দেয় Payroll Audit Trail। মানে—কে কবে কত পেয়েছে, কী ডিডাকশন হয়েছে, কত ওভারটাইম যুক্ত হয়েছে—সব কিছু ট্র্যাকিং-সহ হিসাব করা যায়। পুরো ব্যাপারটা স্বচ্ছ থাকে।  

✅ ভবিষ্যতের জন্য রেফারেন্স 
✅ External Audit-এর জন্য প্রস্তুতি  

কেন এখনই HR সফটওয়্যারে শিফট করবেন? 

বাংলাদেশের কোম্পানিগুলোর ৭০% এখনো ম্যানুয়াল Payroll প্রসেসে আটকে আছে—ফলে তারা সময় ও অর্থ দুইটাই হারাচ্ছে। 

স্মার্ট কোম্পানিগুলো ইতিমধ্যে HR সফটওয়্যার ব্যবহার শুরু করেছে, যাতে— 

✅ সময় বাঁচে   

✅ ভুল এবং খরচ কমে 

✅ কর্মী সন্তুষ্টি বাড়ে 

✅ নিয়ম মেনে চলে 

✅ অডিট ও রিপোর্টিং সহজ হয়  

Payroll কেবল স্যালারির হিসাব নয়—এটা কর্মীদের প্রতি আপনার দায়িত্ববোধ ও পেশাদারিত্বের প্রতিচ্ছবি। একটি HR সফটওয়্যার আপনার কোম্পানির একটি প্রয়োজনীয় কাজের জিনিস হয়ে উঠতে পারে। যা আপনার প্রতিষ্ঠানের সময় ও ব্যয়কে স্মার্টলি ম্যানেজ করবে।