কোভিড-১৯ মহামারির সময় রিমোট এবং হাইব্রিড কাজের জনপ্রিয়তা গড়ে উঠে প্রতিষ্ঠানগুলোতে। বিশেষ করে কোভিড পরবর্তী সময়টা। বিশ্বব্যাপী প্রযুক্তির অগ্রগতি এবং কর্মক্ষেত্রের পরিবর্তনশীল ধারা, রিমোট টিম ম্যানেজমেন্টকে সাধারণ বাস্তবতায় পরিণত করেছে। সেই সাথে যে প্রতিষ্ঠানগুলোতে এমপ্লয়িরা ফিল্ডে কাজ করে তাদের জন্যও এই জিনিসটা কার্যকরী হয়ে উঠছে। অফিসে বসে কর্মীদের কার্যক্রম পরিচালনা করা, তাদের শিফট ম্যানেজ, এটেন্ডেন্স ম্যানেজ, পে-রোল হিসাব এসব সামলানো HR- এর জন্য চ্যালেঞ্জিং হয়ে দাঁড়ায়। তবে তা সহজ করে দিয়েছে HR-সল্যুশনগুলো। রিমোট টিম ম্যানেজমেন্টে নিয়ে এসেছে অভাবনীয় পরিবর্তন।  

HR সফটওয়্যার শুধু রিমোট টিম ম্যানেজমেন্টের জটিলতা দূর করে না, বরং পুরো এইচআর প্রক্রিয়াকে সহজ এবং কার্যকর করে তোলে।

রিমোট টিম পরিচালনায় HR-দের জন্য বেশ কিছু চ্যালেঞ্জ থাকে, যেমনঃ

• কর্মীদের উপস্থিতি ট্র্যাক করা
• কাজের অগ্রগতি পর্যবেক্ষণ করা 
• কর্মীদের শিফট ম্যানেজ করা    
• বেতন, ওভারটাইম এবং ছুটির সঠিক হিসাব রাখা

এইসব চ্যালেঞ্জ ম্যানুয়াল পদ্ধতিতে সামলানো সময়সাপেক্ষ এবং জটিল। এছাড়া সঠিকভাবে ম্যানুয়ালি অনেককিছুই ট্র্যাক করা সম্ভব হয় না। অন্যদিকে HR সফটওয়্যার দিয়ে এই চ্যালেঞ্জগুলো সহজে উতরে ফেলা যায়। 

এইচআর সফটওয়্যার কেন বেস্ট সল্যুশন? 

১. রিয়েল-টাইম অ্যাটেন্ডেন্স ট্র্যাকিং

কর্মীদের উপস্থিতি ট্র্যাক করতে HR-সফটওয়্যারগুলো রিয়েল-টাইম ফিচার সরবরাহ করে। ফিঙ্গারপ্রিন্ট, ফেসব রিকগনিশন এবং GPS-নির্ভর সিস্টেম ব্যবহার করে সঠিক জায়গার, সঠিক সময়ে এটেন্ডেন্স(attendance) পাওয়া যায়। সেই সাথে কর্মীদের কে কতক্ষণ কাজ করলো, সে সময়টা মাপা যায়, ছুটির(leave) হিসাব করা যায়। আলাদা করে বাড়তি লোকেরও দরকার পড়ে না এর জন্য।

২. কাজের অগ্রগতি মনিটরিং

HR সফটওয়্যারে ড্যাশবোর্ড এবং রিয়েল-টাইম আপডেটের মাধ্যমে টিম ম্যানেজার কিংবা দায়িত্বরত ব্যক্তি, যারা রিমোটলি কাজ করছেন তাদের উপর নজর রাখতে পারেন। কর্মীদের কাজের অগ্রগতি, কার্যক্ষমতা, সময় সবকিছুই পর্যবেক্ষণ করা যায় HR-সফটওয়্যারের মাধ্যমে। 

৩. শিফট এবং রোস্টার ম্যানেজমেন্ট

কল সেন্টার, কারখানা, কনস্ট্রাকশন, গার্মেন্টস এসব প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে শিফট এবং রোস্টার পরিচালনা করা চ্যালেঞ্জিং হয়ে থাকে। ম্যানুয়ালি এসব পরিচালনা করাও বেশ জটিল। কিন্তু HR-সফটওয়্যার অটোমেটেড রোস্টার তৈরি এবং শিফট ম্যানেজমেন্ট সহজ করে তোলে। কর্মীদের অটোমেটিকলি এসাইন করে দেয়, ডিউটি ম্যানেজ করে।

৪. বেতন এবং ওভারটাইম ক্যালকুলেশন 

রিমোট টিমের বেতন এবং ওভারটাইম হিসাব চ্যালেঞ্জিং হয়ে থাকলেও HR সফটওয়্যার সেগুলো অটোমেটিক করে দেয়। সেজন্য আলাদা করে বাড়তি কোন ঝামেলাও পোহাতে হয় না। কোম্পানির পলিসি অনুযায়ী পে-স্লিপ(pay slip) এবং রিপোর্ট(report) তৈরি করে। যা HR এর কাজকে সহজ করে দেয়। হিসাবও হয় নির্ভুল। 

৫. রিপোর্টিং এবং বিশ্লেষণ

HR সফটওয়্যার কর্মীদের কাজের ডেটা বিশ্লেষণে দারুণ ভূমিকা রাখে। ডেটার নিখুঁত বিশ্লেষণ করে সেখান থেকে রিপোর্টও তৈরি করে। কোন এমপ্লয়ি কত ঘণ্টা কাজ করেছে, কি পরিমাণ কাজ করেছে, ইত্যাদির ড্যাশবোর্ডে আলাদা আলাদা ভিউ তৈরি করে থাকে। যা থেকে HR ম্যানেজারদের জন্য সিদ্ধান্ত নেওয়ার প্রক্রিয়া সহজ হয়।

রিমোটলি কাজের জনপ্রিয়তা দেশ বিদেশে এখন বেশ সাড়া ফেলছে। দেশে বসেই অনেকে দেশের বাইরের কোম্পানিগুলোতে কাজ করছে। তাদের ম্যানেজও করা হচ্ছে সেভাবেই। HR সফটওয়্যারগুলো বড় হাতিয়ার হয়ে উঠছে কোম্পানিগুলোর জন্য। একটি আধুনিক HR সফটওয়্যার প্রতিষ্ঠানকে দক্ষ এবং প্রতিযোগিতামূলক করে তুলতে বেশ কার্যকর ভূমিকা রেখে চলেছে। সময় এবং খরচ সাশ্রয়ের পাশাপাশি বাড়িয়ে তুলছে কাজের গতি।